In vielen Firmen ist die anstehende Betriebsprüfung ein Auslöser für hektische Betriebsamkeit und allgemeine Aufregung. Das muss nicht sein. Eine Betriebsprüfung gelingt dann am besten, wenn sie strukturiert und gut vorbereitet durchgeführt wird.

Wichtige Tipps zur Vorbereitung

Zu den wichtigsten Tipps, wie  man die Betriebsprüfung richtig vorbereiten kann, gehören eine gute Organisation und eine Portion Gelassenheit. Auch die Prüfer sind Menschen und machen lediglich ihre Arbeit, diesen Umstand sollte man sich permanent bewusst machen. Der Termin steht fest, was ist nun notwendig? Man sollte zunächst seine Unterlagen und Dokumente sortieren und sich selbst einen groben Überblick verschaffen. Zum Termin sollte alles soweit vorbereitet und fertig sein. Passt der Ort der Prüfung, sind die Räumlichkeiten frei und reserviert? Lassen sich die Räume aus Gründen der Vertraulichkeit absperren? Wer soll als fester Ansprechpartner für die Prüfer fungieren? Wenn diese Fragen beantwortet sind, geht es im zweiten Schritt um das richtige Verhalten bei der Prüfung.

Wenn die Prüfer im Haus sind

Wenn die Prüfer bestimmte Unterlagen anfordern, sollte der festgelegte Ansprechpartner sich bemühen diese zeitnah vorzulegen. In bestimmten Fällen kann der Prüfer bei Nicht-Vorlage von geforderten Dokumenten sogar ein Verzögerungsgeld verhängen. Wichtig ist es, sämtliche Feststellungen unbedingt schriftlich festzuhalten. Zum Ende der Betriebsprüfung findet ein Abschluss-Gespräch statt. Kommt es hier zu Konflikten bezüglich unterschiedlicher Ergebnisse, sollte man versuchen mit guten und sachlichen Argumenten einen Kompromiss zu schließen. Etwaige Nachzahlungen sind außerdem verhandelbar.

Betriebsprüfung überstanden- und nun?

Die Prüfer haben das Haus verlassen, das Abschluss-Gespräch ist positiv verlaufen. Nun hat man Klarheit darüber, wie zum einen eine Betriebsprüfung in der Realität abläuft, aber auch darüber, was die Prüfer bemängelt haben. Diese Punkte sollte man in der Buchhaltung für zukünftige Prüfungen ausschließen und durch strukturierte Buchführung alle erforderlichen Dokumente sauber ablegen. So kann man der kommenden Betriebsprüfung dann mehr als gelassen entgegen sehen.